在职场之上,向领导汇报工作,是个极为重要的工作,是领导了解你这个人的一个重要窗口。
汇报工作,是一个连串的动作,前后关联紧密,而非个体,汇报不好就很有可能会前功尽弃。
很多职场人,并不知道,汇报工作的重要性。就随口一个汇报,也不知道领导认不认可,这是对自己工作极不负责任的行为。汇报工作,看似小事一件,但也一样是需要时间、地点、人物、环境等因素组成,不注意这些细节,就很有可能会功败垂成。
汇报工作说明你一个阶段的任务已经完成了,是向领导展示你成果的机会,难道要白白浪费掉吗?
无论领导好与不好,都得向他汇报工作,就因为他是领导,下属就有义务配合他的工作。对领导不满意,就带着情绪去汇报,这是万万使不得,拜这是小孩子的行为,难怪与领导的关系处理不好。
一、汇报前的细节准备
汇报前的细节工作,有准备吗?准备好了吗?
与汇报内容相关联的东西,一定要提前去了解、去查清楚;如果有疑问,还一笔带过,就有点自欺欺人的味道了。
有一个故事是这样的:甲不服乙的薪资比自己高,就去找老板,老板想让他看到实际的差距,就让他去市场上看看有没有土豆卖。第一次,说有土豆卖;第二次去看价钱,第三次问能否送货;第四次问有无其他品类的产品,如此反复,才勉强把一件事情做好。
于是,老板就叫乙去一趟市场看看。乙回来回答道:有土豆卖,0.5元一斤,东门的品质更好一点,要的话可以送货,留有电话;红萝卜0.7元/斤;南瓜0.4元/斤;西红柿0.9元/斤,这些品类的品质都很不错,量大价格还能再降一点,也都留有了电话,可以随时联系他们送货。
很明显,甲做事是线性型的,老板分付什么,就只做什么,别的也不会去多加考虑。而乙的思维是发散型的,做事的时候,就会把相关联的人和事,都会考虑进去,把一件事情做透。
我们汇报工作,也要起到这样的效果,当领导问到我们相关的问题时,要确保我们都能了然于胸,对答如流。如果一问三不知,领导显然是不会满意的,相关的内容点都不清楚,工作的结果是不是草率了呢?
领导对一些不清楚的问题,肯定也是会有一定的顾虑,如果你都能一一分析到位,顾虑也当然能取消,这样的汇报工作,就很完美了。
最后,去找领导的时候,别忘了带上笔记本和笔。
二、把汇报内容至少梳理一遍
对于需要汇报的内容一定要检查、检查、再检查!没有养成的习惯一定要养成,这样能避免很多细节上由于大意而造成的失误,在这个环节当中,都是可以修改、调整的。一旦上交便没有了改正的机会,除非有超强的能耐,一点错误都没有。
我的一个下属,凡提交上来的东西,或多或少必然会出错,大错小错,低级错误,层出不穷,只有你想不到,没有他不敢错的。每次审查他的工作,都必须打醒十二分精神。这种死不悔改,敷衍了事的作风,不要说加薪了,就连最基本的机会都弄没有了。
至少要认认真真地梳理一遍,对汇报的工作要了解每一处的细节,梳理一遍已是最低的要求,不进行总体的梳理,你根本不知道哪里还有欠缺,哪里还需要补充。所以,每一次梳理,都是对结果的补充,是对自己的负责。
也只有梳理了内容,才能做到胸有成竹,由于自己的不熟悉,被领导问到哑口无言,就很失败了。哪怕是自己总结的东西,有一些内容还是得反复推敲才行,有一些精髄的东西,还是靠修改出来的。
所以,完成后对内容的梳理,不要怕麻烦,不要怕花时间,在完成的过程中,更多时间都花了,还怕多花十分、八分钟吗?
三、选择汇报的时间点
在选择汇报工作的时候,有一个很具有技巧性的节点,那就是时间,时间点的切入,可谓是成败的关键。
俗语云:“来得早,不如来得巧。” 可以说这是恰到好处的精髓。
有时候领导虽然在办公室中,但不一定是一个很好的汇报时间。当他很忙碌的时候,可以等他缓和的时候;当他急着要去开会的时候,就等他开完会;当他办公室有人的时候,可以等别人走后再进去;当他心情不佳的时候,可以换另一个时间段再去;当他骂完人,怒火未交消的时候,等他平静了再进去。
作为下属,我们要清楚向领导汇报工作的目的是什么?而不是为了汇报而汇报,也不是为了敷衍领导,更不是宣布这个工作的完结。
了解汇报的作用,就不会随便找一个时间就去汇报,撞在枪口上的大有人在吧?他们就是因为没有考虑潜在的因果关系,想当然地就行动了。时间正确了,这个汇报的结果是不一样的,领导开心时,哪怕你有点小错,领导都同意修改和调整的,甚至是允许;当领导心情不佳时,恨不得抓个人来解气,你去汇报工作,本来没有错的,都给你找出点毛病来。
所以,学会时机的选择,能让原来做好的工作,显得更加优秀。
四、 想好两种以上的可能性与方案
在准备要去汇报工作的时候、梳理完成的时候,一定要多想想这个方案的可行性?工作完成后还有什么需要注意的?
向领导汇报任何工作,都要思考一下个人的见解与建议。想好应对的策略,不可以临时应付,更不可以一问三不知。
有些领导在你汇报得正起劲的时候,总是喜欢问一些问题,以及一些你的看法。如果之前不想好一、二个方案,还真没办法回答。敷衍的事,最好不要常做,最终会搬起石头砸自己的脚。
有些工作,当场被领导否定了怎么办?是重做,不是有补救的措施?有些工作,领导并不认可你的方法,能否当场说服领导,还是有二号方案代替?特别是提出新方案的时候,有没有二号、三号,甚至是四号方案备用?能否做到万无一失?
所以,当我们去找领导的时候,就要先假设出有不同的结果和多种可能性,在这种不确定的结果中,我们能做到的就是多想假设来应对,所有说在现场发挥的事情,那都是浮云,脑子那么好使的话,早就当领导了。如果想当然地认为只有唯一的结果,只能说你还是太单纯了。
找领导时,多思考一些并没有坏处;多作假设的比对,则可以减少应变带来的负面影响。
五、完成工作与汇报节点的把握
工作的汇报多总是要比少要好的,不要吝啬汇报你的工作情况,让上司及时了解你的工作情况,也是工作的内容之一。
每一项工作的完成,都是有时限的,如何保证汇报的有效性:
1、 要养成汇报工作的好习惯。有的人觉得汇报工作,可有可无,反正都做完了,领导又不是没有看到,这种人在职场是很难混出头的。凡是工作优秀的人,工作汇报都是非常及时。让领导等结果,就是已经是工作没有做到位了。汇报工作,不在于勤,而在于及时性,只有及时的汇报,才能第一时间获得最有效的指示。
2、 学会阶段性的汇报工作。有时候我们的工作,时间战线拉得非常的长,几个月、一年半载也是常有的事。那以是否要等到完成了,再向领导汇报呢?这样就大错特错了,当我们完成一个小阶段的时候,就可以向汇报,让领导及时知道工作的进度,也可以了解我们工作的状况,有需要、有困难及时提出来,让领导协助解决,这才是最聪明的做法。
等做完、或者隔很久才汇报一次,这都是不可取的方法,这样会让领导总担心这个工作的情况,是不是执行人办事不力,还是过程中遇到什么难题了。最终,领导也会开口问你情况,这样的话性质就变化了,自己就变得被动了。
工作中我们及时汇报工作,仍是重中之重,我们要掌握这个主动权,也容易让领导刮目相看。如果每次都让领导来问,那任何提升的机会都会没有了。
六、不要试图替别人汇报工作
在职场中,有一件傻事,千万别做,就是自己去汇报工作时,别人委托你顺便去帮忙汇报或者签字。无论多么的方便,多么的顺手,最好就一口拒绝掉。
难道同事,就真的是忙到汇报工作、去签一下字的时间都没有了吗?显然不是的。很有可能这份文件或案本身就存在问题,或者已被拒绝多次。方案实施者本人都觉得有瑕疵、有不完善的地方,自己都难圆其说,所以就找一个人去做背锅的。签了就更好,没签,被骂的也是别人。
我就吃过这样的亏,我去找总经理签字,上司马上就给了我一份文件,也是要总经理签字的,我一看厚厚的一叠,是协议类的合作条款,是我的一下属的客户。当时我也没有多想,拿了我就直奔总经理办公室。我的很顺利就签完了,当看到第二份时,总经理发话了:这份文件某某地方修改了吗?有几处条件非常苛刻,对我司很不利。你一问三不知,还敢拿来给我签字?我闭眼签给你都无所谓,问题是你们这种做法不对啊。我顿时无言以对,答不出来,这份协议还真是不清楚,只能退回给上司了。
通过这个事,我清楚了上司为什么要我去签,因为总经理都拒绝几次了,客户也是咬着不放,因为我的这个下属与上司的特殊关系,才那么照顾的,其他人估计早就放弃了吧。最后才想到让我去混水摸鱼,但还是把拒绝了,最终是以我被总经理批评为代价,也影响了我在总经理心中的位置。
基本上都不要替别人去汇报或签字,多数都有一个坑;自己的事情,自己才是最清楚的,别人又怎么会知道那些细枝末节的事,这种常常是变成吃力不讨好的差事。
汇报工作是一个看似极为简单的工作,但它却包含着细节与技巧。汇报好了,不但锦上添花,而且还有更多的表现机会;没有汇报好,不但会挨批评,还有可能让领导减分。
汇报工作的目的,不是为了汇报而汇报,而是要借通过汇报把自己的能力展示出来,让领导认识我们未知的一面,从而给自己在职场上创造更多机会。
任何工作,都不是一蹴而就的,都需要认真地付出,才能摘取成功的果实。
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